Admin nights: por que se reunir em grupo pode ajudar a resolver pendências

Tenho certeza de que não preciso convencer ninguém de que trabalhar em equipe é algo extremamente poderoso. Todo mundo sabe que, quando reunimos talentos diferentes, ampliamos a capacidade de análise, aceleramos soluções e aumentamos a qualidade das decisões.

Porém, mesmo sabendo disso, é comum que ainda atuemos de forma isolada em várias frentes da vida. Tentamos lidar com determinadas atividades por conta própria, resolver questões operacionais que não entram na agenda formal de trabalho, mas consomem tempo e energia.

Tentamos lidar com essas pendências a sós não por uma questão de orgulho ou de dificuldade de delegar, mas porque algumas tarefas são encaradas de um jeito quase automático, como se fossem obrigações individuais inevitáveis da vida adulta.

Por isso, vou apostar que, por mais que você já tenha tocado diferentes projetos em grupo dentro da sua empresa, nunca pensou em usar a mesma lógica para lidar com algumas tarefas pessoais e profissionais que ficam sempre para depois, certo?

Estou me referindo a coisas como cancelar uma assinatura, mudar o plano de celular, atualizar o currículo, fazer a inscrição para um curso ou organizar a papelada para a declaração do imposto de renda.

Até então essas eram, de fato, tarefas essencialmente individuais, mas parece que um movimento nos Estados Unidos tem mudado isso. São as chamadas “admin nights” ou “admin parties”.

Se você procurar nas redes sociais, vai encontrar facilmente depoimentos de pessoas que têm organizado ou participado desses encontros para colocar a vida em ordem ou, no mínimo, destravar aquilo que vinha sendo adiado há semanas ou meses.

E quem participa costuma relatar o mesmo padrão: tarefas que pareciam pesadas e intermináveis tornam-se viáveis quando feitas em conjunto.

Como funciona

Nessas “festas”, as pessoas atuam como uma espécie de “parceiras de corresponsabilização”, trocando informações sobre como resolver determinadas demandas e acompanhando o progresso umas das outras. Ninguém precisa necessariamente interferir na tarefa do outro, oferecer ajuda direta ou assumir responsabilidades alheias.

O simples fato de estar ali, no mesmo ambiente, se engajando em uma atividade semelhante, já cria um efeito motivacional difícil de reproduzir por conta própria. E foi isso que mais me chamou a atenção nesse movimento.

Quando falamos em trabalho em equipe, é comum pensarmos em benefícios como diversidade de pensamento, reunião de habilidades complementares e ganho de eficiência coletiva. E tudo isso é, sim, relevante.

Porém, existem outros aspectos que tornam esse formato de trabalho tão poderoso e que, curiosamente, aparecem com ainda mais força nesse tipo de dinâmica: o efeito motivacional do coletivo e o senso de compromisso compartilhado.

Ao estabelecer um dia, um horário e um local para realizar essas tarefas, as pessoas que participam da “admin night” estão criando uma estrutura mínima de compromisso, o que serve de incentivo para superar a inércia inicial (que muitas vezes é a maior barreira para começar). Da mesma forma, quando compartilham suas pendências e se propõem a resolver parte delas naquele momento em grupo, as pessoas reduzem o peso psicológico associado a essas tarefas.

Há uma identificação com quem está do outro lado, também adiando e acumulando pequenas obrigações que, isoladamente, parecem maiores do que realmente são.

O resultado é um aumento concreto na execução não por pressão externa, mas por um ambiente que estimula a execução com consistência. E, para mim, esse é o ponto mais interessante desse novo ritual.

Longe de ser somente uma forma de ganhar produtividade, o trabalho coletivo é um meio importante de fomentar apoio mútuo, empatia e senso de pertencimento. É também um lembrete de que a socialização não serve apenas para lazer, mas pode ser um instrumento prático para organizar a vida e avançar no que importa.

Não que fazer a declaração do imposto de renda ou dar aquela repaginada no currículo vá, magicamente, se transformar em algo prazeroso só porque você está na casa de alguém, com música ambiente e petiscos. Contudo, certamente se torna menos pesado e, principalmente, menos solitário.

Admin nights: como fazer

Para quem quer dar uma chance para esse formato, reuni algumas dicas simples que ajudam a estruturar uma experiência proveitosa:

• Comece com grupos pequenos para reduzir distrações;
• Defina dias e horários fixos na agenda. Pode ser semanal, quinzenal ou mensal: o importante é ter regularidade;
• Antes de começarem a trabalhar na lista de pendências, compartilhem quais tarefas cada um pretende avançar naquele encontro para criar um mínimo de alinhamento e compromisso coletivo;
• Estabeleça blocos de foco e pausas curtas;
• Inclua algum elemento de recompensa: pode ser uma comida gostosa, uma taça de vinho ou até um episódio de série que todo mundo está acompanhando, por exemplo. A ideia é associar a administração das burocracias da vida adulta com uma experiência menos aversiva;
• Compartilhe dicas de como determinadas tarefas foram resolvidas, afinal, isso pode facilitar a vida de quem tem um afazer similar para tirar da frente.

Mais do que um passo a passo, o que eu quero propor é o exercício de buscar o coletivo como forma de destravar aquilo que tende a ser constantemente adiado. Seja na vida pessoal, seja na profissional, talvez estejamos subutilizando uma das ferramentas mais simples (e mais eficazes) que temos: o fazer junto.